Code de déontologie des administrateurs et des dirigeants de la SHQ - Société d'habitation du Québec

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Code de déontologie des administrateurs et des dirigeants de la SHQ

Chapitre I – Objet et champ d’application

Section 1 – Objet

1. Le présent code vise à favoriser la qualité de l'administration de la Société par l'adhésion de ses administrateurs et de ses dirigeants à des normes d'intégrité, d'impartialité et de transparence.

Il a également pour but de renforcer la confiance des citoyens dans l'administration de la Société et de responsabiliser ses administrateurs et dirigeants.

Section 2 – Champ d’application

2. Le présent code s'applique aux administrateurs du conseil d'administration de la Société ainsi qu'aux dirigeants de la Société.

Sont des dirigeants de la Société, le président-directeur général et les vice-présidents.

Chapitre II – Interprétation

3. Le présent code n’a pas pour objet de restreindre la portée des règles de déontologie énoncées dans les lois et règlements qui s’appliquent aux administrateurs et aux dirigeants, notamment le Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics, édicté par le décret numéro 824-98 du 17 juin 1998.

En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s’appliquent. En cas de doute, l'administrateur ou le dirigeant doit agir selon l’esprit de ces principes et de ces règles et avoir recours à l'éthique afin de prendre la meilleure décision.

Dans le présent code, l’interdiction de poser un geste inclut la tentative de poser ce geste et toute participation ou incitation à le poser.

Chapitre III – Règles particulières

Section 1 – Éthique

4. L'administrateur ou le dirigeant est tenu, dans l'exercice de ses fonctions, d'agir de façon éthique.

5. Le président du conseil d'administration doit s'assurer que les administrateurs et dirigeants de la Société respectent les règles de déontologie qui leur sont applicables et qu'ils agissent avec éthique.

Dans ce contexte, l'administrateur ou le dirigeant doit collaborer avec le président du conseil.

Section 2 – Coopération

6. L'administrateur ou le dirigeant doit, dans le cadre de ses fonctions, entretenir à l'égard de toute personne et de la Société des relations fondées sur le respect, la coopération et le professionnalisme.

7. Dans l'exécution de ses fonctions, l'administrateur ou le dirigeant fait bénéficier ses collègues et la Société des connaissances ou aptitudes qu'il a acquises au cours de sa carrière et se tient informé des contextes économique, social et politique dans lesquels la Société exerce ses activités.

Section 3 – Discrétion, réserve et solidarité

8. L'administrateur ou le dirigeant est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l'information reçue. En outre, les délibérations du conseil ou de ses comités, les positions défendues par ses membres ainsi que les votes de ces derniers sont confidentiels.

Cette obligation n'a pas pour effet d'empêcher un administrateur ou un dirigeant représentant ou lié à un groupe d'intérêts particulier de le consulter ni de lui faire rapport, sauf si l'information est confidentielle suivant la loi ou si le conseil d'administration ou le comité concerné exige le respect de la confidentialité.

9. L’administrateur ou le dirigeant qui utilise un système de courrier électronique doit se conformer à toutes les pratiques et à toutes les directives en vigueur à la Société en ce qui concerne la conservation, l’utilisation et la transmission d’informations. Il ne doit pas acheminer à quiconque l’information confidentielle qu’il reçoit de la Société par ce système ou par tout autre système qu’il utilise à des fins personnelles et professionnelles.

10. L’administrateur ou le dirigeant a la responsabilité de prendre des mesures visant à protéger la confidentialité des informations auxquelles il a accès. Ces mesures sont notamment de :

  1. ne pas laisser à la vue de tiers ou d’employés non concernés les documents porteurs d’informations confidentielles;
  2. ne pas communiquer ou laisser à la vue de tiers les mots de passe donnant accès aux documents porteurs d’information confidentielle;
  3. prendre des mesures appropriées pour assurer la protection matérielle des documents papier ou électroniques;
  4. éviter dans les endroits publics les discussions pouvant révéler des informations confidentielles;
  5. indiquer sur les documents susceptibles de circuler, le fait qu’ils contiennent de l’information confidentielle qui doit être traitée en conséquence;
  6. se défaire par des moyens appropriés (déchiquetage, archivage, etc.) de tout document confidentiel lorsque ce document n’est plus nécessaire à l’exécution de son mandat d’administrateur.

11. L’administrateur ou le dirigeant doit, dans l’exercice de ses fonctions, prendre ses décisions indépendamment de toutes considérations politiques partisanes.

12. L'administrateur ou le dirigeant doit faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions.

13. L'administrateur dissident doit se rallier à la décision prise par la majorité des membres du conseil d'administration.

Section 4 – Prise de décision

14. Les administrateurs et les dirigeants sont nommés pour contribuer, dans le cadre de leur mandat, à la réalisation de la mission de la Société et à la bonne administration de ses biens.

Leur contribution doit être faite, dans le respect du droit, avec honnêteté, loyauté, prudence, diligence, efficacité, assiduité et équité.

15. L'administrateur ou le dirigeant prend les décisions inhérentes à ses fonctions dans l'intérêt de la Société, avec objectivité et indépendance, à l'exclusion de son propre intérêt et de celui de tiers.

16. L’administrateur ou le dirigeant doit, dans la prise de ses décisions, éviter de se laisser influencer par des offres d’emploi.

Section 5 – Communication avec les médias

17. Le président-directeur général est le premier responsable pour l’ensemble des communications avec les représentants des médias et le public en ce qui a trait aux activités de la Société. À l’occasion, le président du conseil d’administration peut également agir à titre de porte-parole de la Société, de concert avec le président-directeur général. À moins d’en avoir reçu l’autorisation expresse du président du conseil d’administration ou du président-directeur général, aucun administrateur ne doit discuter des activités exercées par la Société avec les représentants des médias.

Si un administrateur reçoit une demande de représentants des médias, il doit l’adresser sans délai au directeur des communications de la Société et en informer le secrétaire du conseil d’administration. Cette personne évaluera alors la demande et y répondra ou en assurera le suivi, s’il y a lieu.

Section 6 – Prise de position

18. L’administrateur ou le dirigeant ne doit en aucun cas associer la Société, de près ou de loin, à une prise de position publique qui reflète son opinion personnelle, y compris dans les médias sociaux et les sites de collaboration.

19. L’administrateur ou le dirigeant doit s’abstenir d’effectuer tout geste ou déclarer tout propos pouvant porter préjudice aux intérêts, à l’image ou à la réputation de la Société, y compris lorsqu’il n’agit pas à titre d’administrateur ou de dirigeant de la Société. Il doit éviter tout comportement incompatible avec les exigences de sa fonction qui pourrait compromettre la confiance accordée à la Société.

20. Un administrateur, qui n’est pas un employé de la Société, peut faire des présentations lors de séminaires publics, de conférences ou d’autres événements similaires. Cependant, il doit alors être clair qu’il s’exprime à titre personnel et non pour le compte de la Société. Ses remarques doivent être d’ordre général, et il doit éviter de faire des observations sur les activités de la Société.

Section 7 – Organisation des affaires personnelles

21. L'administrateur ou le dirigeant doit organiser ses affaires personnelles de telle sorte qu'elles ne puissent nuire à l'exercice de ses fonctions.

22. Un administrateur doit veiller à consacrer à ses fonctions le temps et l'attention raisonnablement requis dans les circonstances.

Quant au dirigeant, il doit exercer ses fonctions de façon exclusive, sauf si le président du conseil d'administration l'autorise à exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré ou des activités non rémunérées dans des organismes sans but lucratif. Cependant, de telles activités ne doivent pas l'empêcher de consacrer l'attention et le temps requis par l'exercice normal de ses fonctions de dirigeant.

Section 8 – Utilisation des biens de la Société

23. L'administrateur ou le dirigeant ne peut confondre les biens de la Société avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de la Société ni l'information confidentielle obtenue dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. Ces obligations subsistent même après qu'il ait cessé d'occuper ses fonctions.

Section 9 – Cadeaux, faveur ou autre avantage

24. L'administrateur ou le dirigeant ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage indu pour lui-même, une personne liée à l'administrateur ou au dirigeant ou un tiers.

L'administrateur ou le dirigeant ne peut accepter aucun cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage que ceux d'usage et d'une valeur modeste.

Tout autre cadeau, marque d'hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur ou remis à la Société.

25. De la même manière, l’administrateur ou le dirigeant ne doit pas offrir, proposer d’offrir ou s’engager à offrir à une personne un cadeau, une marque d’hospitalité ou tout autre avantage de nature à compromettre son indépendance, son intégrité ou son impartialité.

Chapitre IV – Règles relatives aux conflits d’intérêts

Section 1 – Obligation de prévention

26. L'administrateur ou le dirigeant doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et les obligations de ses fonctions. Il doit éviter de se placer dans toute autre situation pouvant jeter un doute raisonnable sur sa capacité de s'acquitter de ses devoirs et responsabilités avec une loyauté sans partage.

Est une situation de conflit d'intérêts toute situation dans laquelle un administrateur ou un dirigeant a un intérêt personnel, pécuniaire ou moral, suffisant pour que celui-ci l'emporte, ou risque de l'emporter, sur l'intérêt de la Société. Il n'est pas nécessaire que l'administrateur ait réellement profité de sa charge pour servir ses intérêts ou qu'il ait contrevenu aux intérêts de la Société. Le risque que cela se produise est suffisant.

Section 2 – Interdiction

27. Le dirigeant ne peut, sous peine de révocation, avoir un intérêt direct ou indirect dans un organisme, une entreprise ou une association mettant en conflit son intérêt personnel et celui de la Société.

Toutefois, cette révocation n'a pas lieu si un tel intérêt lui échoit par succession ou donation, pourvu qu'il y renonce ou en dispose avec diligence. Dans l'intervalle, les articles 28, 29 et 30 s'appliquent.

Un administrateur ayant un tel intérêt doit, sous peine de révocation, se conformer aux dispositions des articles 28 et 30.

Section 3 – Divulgation des intérêts et abstention

28. L’administrateur ou le dirigeant doit divulguer par écrit au président du conseil tout intérêt direct ou indirect qu’il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui serait susceptible de le placer en conflit d’intérêts. Il en est ainsi, notamment, dans les cas suivants :

  1. lorsqu’il est partie à un contrat avec la SHQ;
  2. lorsqu’il a un intérêt direct ou indirect avec une entreprise partie à un contrat avec la SHQ;
  3. lorsqu’il est administrateur, dirigeant ou employé de cette entreprise.

Tout administrateur doit également divulguer au président du conseil d’administration tout autre intérêt direct ou indirect qu’il a dans une question considérée par le conseil ou un de ses comités.

Toutefois, lorsque l’administrateur en cause est le président du conseil d’administration, la divulgation doit être faite au secrétaire du conseil d’administration.

Tient lieu de divulgation écrite la divulgation orale de l’administrateur qui est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil.

L’administrateur ou dirigeant doit s’abstenir de participer à toute délibération ou vote sur une question liée à cet intérêt et ne doit tenter en aucune façon d’influencer la décision s’y rapportant.

Il doit se retirer de la réunion pour la durée des délibérations et du vote sur cette question.

Section 4 – Délai de divulgation

29. La divulgation visée à l’article 28 se fait dès que possible après la survenance du fait qui risque de mettre l’administrateur ou le dirigeant en conflit d’intérêts, à savoir, selon la première éventualité :

  1. dès qu’il apprend que le sujet est inscrit à l’ordre du jour d’une réunion du conseil, d’un comité ou d’une autre réunion à laquelle il est convoqué;
  2. dès qu’il a connaissance d’un contrat visé qui, dans le cadre des activités normales de la Société, ne requiert pas l’approbation des administrateurs ni l’approbation du dirigeant;
  3. dès qu’il a acquis un intérêt après la conclusion du contrat ou la décision concernée;
  4. dès qu’il est devenu administrateur ou dirigeant après la conclusion du contrat ou la décision concernée.

Section 5 – Divulgation de droits contre la Société

30. L'administrateur ou le dirigeant doit dénoncer par écrit au président du conseil d'administration les droits qu'il peut faire valoir contre la Société, en indiquant leur nature et leur valeur, dès la naissance de ces droits ou dès qu'il en a connaissance.

Section 6 – Déclaration annuelle d’intérêts

31. L'administrateur ou le dirigeant doit remettre au président du conseil d'administration, dans les trente jours de sa nomination et le 31 mars de chaque année où il demeure en fonction, une déclaration en la forme prévue et contenant les informations suivantes :

  1. le nom de toute entreprise dans laquelle il détient, directement ou indirectement, des valeurs mobilières, incluant des parts sociales, ou d'autres biens, en précisant la valeur, la nature et la quantité, en nombre et en proportion, le cas échéant;
  2. le nom de toute entreprise pour laquelle il exerce des fonctions ou dans laquelle il a un intérêt direct ou indirect sous forme de créance, droit, priorité, hypothèque ou avantage financier ou commercial;
  3. le nom de toute association dans laquelle il exerce des fonctions ou dans laquelle il est membre en précisant ses fonctions le cas échéant ainsi que les objets visés par cette association.

L'administrateur ou le dirigeant qui n'a aucun des intérêts ci-dessus remplit une déclaration à ce sujet et la remet au président du conseil.

L'administrateur ou le dirigeant doit également produire une telle déclaration dans les trente jours de la survenance d'un changement significatif à son contenu.

Les entreprises et associations visées au présent article sont, notamment, celles dont le domaine d'activité est lié à ceux de la Société, entre autres:

  1. la location et la gestion de logements;
  2. la rénovation ou la construction d'habitation;
  3. l'assurance habitation;
  4. les institutions financières;
  5. la consultation et l'expertise-conseil.

32. Les articles 26 à 31 s’appliquent également lorsque l’intérêt concerné est détenu par un membre de la famille immédiate de l’administrateur ou du dirigeant.

On entend par « famille immédiate » le conjoint, ses parents, ses frères et sœurs et ses enfants.

Section 7 – Déclarations – traitement confidentiel

33. Le président du conseil d'administration remet les déclarations reçues en application des articles 28, 29 et 31 au secrétaire de la Société qui les tient à la disposition des membres du conseil et du Comité de gouvernance, d'éthique et de ressources humaines.

Les déclarations remises en vertu du présent article sont traitées de façon confidentielle.

Section 8 – Prestation de services-conseils et autres services

34. Un administrateur ne doit offrir aucun service-conseil ou autre service à la Société, que ce soit à titre personnel ou par l’intermédiaire d’une entité dans laquelle lui ou une personne qui lui est liée détient des intérêts importants.

Chapitre V – Obligation après le mandat

35. L'administrateur ou le dirigeant qui a cessé d'exercer ses fonctions doit se comporter de façon à ne pas tirer d'avantages indus de ses fonctions antérieures au service de la Société.

36. L'administrateur ou le dirigeant qui a cessé d'exercer ses fonctions ne doit pas divulguer une information confidentielle qu'il a obtenue ni donner à quiconque des conseils fondés sur de l'information non disponible au public concernant la Société, un autre organisme ou une entreprise avec lequel il avait des rapports directs importants au cours de l'année qui a précédé la fin de son mandat.

Il lui est interdit, dans l'année qui suit la fin de ses fonctions, d'agir au nom ou pour le compte d'autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération à laquelle la Société est partie et sur laquelle il détient de l'information non disponible au public.

Les administrateurs ou les dirigeants visés au deuxième alinéa ne peuvent traiter, dans les circonstances qui sont prévues à cet alinéa, avec l'administrateur qui y est visé dans l'année où celui-ci a quitté ses fonctions.

Chapitre VI – Activités politiques

37. Le président du conseil d'administration ou le dirigeant qui a l'intention de présenter sa candidature à une charge publique élective doit en informer le secrétaire général du Conseil exécutif.

Le président du conseil d'administration ou le président-directeur général qui veut se porter candidat à une charge publique élective doit se démettre de ses fonctions.

Chapitre VII – Rémunération

38. Le dirigeant n'a droit, pour l'exercice de ses fonctions, qu'à la seule rémunération fixée par le gouvernement. Les autres administrateurs ne sont pas rémunérés, sauf dans les cas, aux conditions et dans la mesure que pourrait déterminer le gouvernement. Cependant, ils ont droit au remboursement des dépenses faites dans l'exercice de leurs fonctions, aux conditions et dans la mesure que détermine le gouvernement.

Chapitre VIII – Processus disciplinaire et dénonciation

Section 1 – Processus disciplinaire

39. Aux fins du présent chapitre, l'autorité compétente pour agir en matière disciplinaire est le secrétaire général associé responsable des emplois supérieurs au ministère du Conseil exécutif.

40. Le président du conseil veille à l’application du présent code. Il assure le traitement des déclarations de conflits d’intérêts et garde confidentielles les informations ainsi obtenues.

Il fournit aux administrateurs ou aux dirigeants qui en font la demande des avis sur les déclarations ou sur toute autre question de nature déontologique. À cette fin, il prend conseil auprès du Comité de gouvernance, d’éthique et des ressources humaines.

41. Le Comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines conseille le président du conseil en matière d’éthique et de déontologie.

Dans l’exercice de ses fonctions, le comité peut prendre connaissance des déclarations faites en vertu du présent code.

42. À la demande du président du conseil, lorsqu’un manquement à l’éthique ou à la déontologie est reproché à un administrateur ou à un dirigeant, le comité est chargé de recueillir toute information pertinente. Il lui fait rapport de ses constatations et lui recommande, s’il y a lieu, les mesures à prendre.

43. Le Comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines peut donner des avis au président du conseil sur l’application des dispositions du présent code.

Le comité peut consulter le répondant en éthique de la Société, des conseillers ou des experts sur toute question qu’il juge à propos et recevoir des avis de leur part.

44. Lorsque le président du conseil a des motifs raisonnables de croire qu’un administrateur ou un dirigeant n’a pas respecté l’une ou l’autre des dispositions du présent code, il en informe immédiatement l’autorité compétente en lui remettant une copie complète de son dossier. Cette communication a pour but de mettre en marche le processus disciplinaire prévu par le Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics.

Lorsque l'administrateur en cause est le président du conseil, c'est le président du Comité de gouvernance, d'éthique et de ressources humaines qui en informe l'autorité compétente.

Section 2 – Dénonciation d’une violation

45. Le respect du code est une responsabilité partagée par chacun des administrateurs. Ainsi, l’administrateur ou le dirigeant qui connaît ou soupçonne l’existence d’une violation au code, incluant une utilisation ou une communication irrégulière d’information confidentielle ou un conflit d’intérêts non divulgué, doit la dénoncer au Comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines. Cette dénonciation doit être faite de façon confidentielle et devrait contenir l’information suivante :

  • l’identité de l’auteur ou des auteurs de cette violation;
  • la description de la violation;
  • la date ou la période où la violation a été commise;
  • une copie de tout document qui soutient la dénonciation.

Chapitre IX – Rôle du comité et du secrétaire

46. En plus des fonctions mentionnées aux articles 40, 41, 43 et 44 du code, le Comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines veille à l’élaboration et l’évaluation du code. Il révise le code à tous les cinq ans et soumet toute modification au conseil d’administration pour approbation.

47. Le secrétaire de la Société assiste le Comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines et le président du conseil d’administration dans leurs travaux concernant l’application du code.

Il tient des archives où il conserve notamment les déclarations des administrateurs, les divulgations et les attestations qui doivent être transmises en vertu du code ainsi que les rapports, les décisions et les avis consultatifs.

Chapitre X – Engagement

48. Dans les 90 jours de l'adoption du présent code par le conseil, chaque administrateur ou dirigeant doit remplir et signer l' attestation reproduite à l'Annexe 1 (106 Ko) du présent code; cette attestation, une fois remplie, est remise au président du conseil qui doit la remettre au secrétaire de la Société aux fins de conservation.

Chaque nouveau membre du conseil doit faire de même dans les 90 jours de sa nomination.

49. Le présent code entre en vigueur le 26 novembre 2020.