(incluant les contrats de services professionnels et les contrats relatifs aux travaux de construction)

En général, comment fonctionnent les appels d’offres?

La SHQ recommande aux organismes de procéder par appel d’offres pour tous les contrats qu’ils octroient. Pour ce faire, les organismes sont appelés à recourir à leur centre de services, qui dispose de l’expertise nécessaire pour les soutenir dans cette étape de la planification des travaux. Un appel d'offres est une procédure qui permet à un organisme de recourir aux services du fournisseur (professionnel ou entrepreneur du domaine de la construction) le plus apte à concevoir ou à réaliser les travaux projetés au meilleur coût possible. Le choix du processus d’appel d’offres pour les contrats octroyés dépend du montant des honoraires professionnels prévus ou du coût estimatif des travaux de construction devant être exécutés sur l’immeuble visé. Voici un tableau tiré de la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles qui résume les modes de sollicitation possibles en fonction des coûts estimatifs.

Contrats de services professionnels ou de construction de moins de 50 000 $

La SHQ précise que pour tout contrat d’une valeur inférieure à 50 000 $, il est possible de négocier de gré à gré, ce qui implique que l’appel d’offres n’est pas obligatoire. La sollicitation des soumissions peut se faire par écrit, par téléphone ou de vive voix auprès des fournisseurs éventuels (professionnels ou entrepreneurs). Cependant, avant d’octroyer un contrat, l’organisme devrait faire appel à plusieurs fournisseurs qualifiés afin d’obtenir le meilleur coût possible. L’organisme doit tenir un registre des communications verbales ou écrites des fournisseurs sollicités afin de clarifier au besoin les services ou les travaux attendus. Il doit également faire preuve d’une vigilance raisonnable pour éviter toute malversation lors de l’octroi de contrats. Dans le respect de ces conditions, l'organisme peut négocier directement avec le fournisseur les termes du contrat d'une valeur inférieure à 50 000 $.

À cette fin, la SHQ rend disponibles, dans la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles, les documents contractuels suivants : un contrat de gré à gré pour des services professionnels (202 Ko) et un contrat de gré à gré pour des travaux de construction (179 Ko).

Contrats de services professionnels de 50 000 $ à moins de 90 000 $ et contrats de travaux de construction de 50 000 $ à moins de 100 000 $

Pour les contrats de services professionnels dont la valeur estimée est de 50 000 $ à moins de 90 000 $ et pour les contrats de travaux de construction dont la valeur estimée est pour sa part de 50 000 $ à moins de 100 000 $, la SHQ exige le recours à un appel d’offres sur invitation. Avant d’octroyer un contrat, l’organisme doit faire parvenir une demande de soumission à au moins trois fournisseurs (professionnels ou entrepreneurs) qualifiés pour concevoir ou réaliser les travaux projetés. Pour ce type d’appel d’offres, la SHQ rend disponibles, dans la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles, deux documents contractuels : le Document d’appel d'offres – Services professionnels (444 Ko) et le Document d’appels d’offre – Travaux de construction (147 Ko).

Contrats de services professionnels de 90 000 $ et plus et contrats de travaux de construction de 100 000 $ et plus

Enfin, pour les contrats de services professionnels dont les honoraires correspondants sont estimés à 90 000 $ et plus ou pour les contrats de travaux de construction dont le coût est estimé à 100 000 $ et plus, il est obligatoire de procéder par appel d’offres public. L'organisme peut afficher l'appel d'offres dans un ou plusieurs médias appropriés, par exemple dans un journal local. Il est toutefois obligatoire de se servir du système électronique d'appel d'offres (SEAO) pour la publication et la vente de documents. Le SEAO est utilisé par l’ensemble des ministères et des organismes gouvernementaux du Québec. Vous pouvez consulter le site du SEAO à l’adresse suivante : https://www.seao.ca . Il est aussi possible de faire des appels d’offres publics pour des contrats d’une valeur inférieure à 90 000 $ (pour des services professionnels) ou d’une valeur inférieure à 100 000 $ (pour des travaux de construction). Cette procédure permet de joindre un plus grand nombre de soumissionnaires.

Estimation des coûts en prévision du choix du processus d’appel d’offres

Si vous avez de bonnes raisons de penser que le coût réel peut excéder le coût estimatif et se rapprocher des seuils fixés pour l'appel d'offres sur invitation ou pour l'appel d'offres public, ou si vous croyez qu’il pourrait même dépasser ces seuils, optez pour le type d'appel d'offres le plus approprié. Par exemple, si le coût estimatif des travaux de construction est évalué à 46 000 $, il est conseillé de procéder par appel d'offres sur invitation; de même, si le coût estimatif des travaux s'élève à 90 000 $, pensez plutôt à procéder par appel d'offres public.

Finalement, vous devez savoir qu’un organisme n’est pas tenu de solliciter des soumissions compétitives lors d’une situation d’urgence; par exemple, si la sécurité des locataires ou l’intégrité de l’immeuble est en cause. Toutefois, ce genre de situation nécessite d’informer la SHQ pour l’approbation des dépenses engagées. Par ailleurs, notez que la Loi sur les contrats des organismes publics interdit de scinder un contrat en plusieurs parties afin d’opter pour des contrats de gré à gré et ainsi éviter de faire un appel d'offres public ou sur invitation.

Pour de plus amples informations, vous pouvez vous référer à la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles qui traite en détail de ce sujet. Il est aussi recommandé de consulter les différentes lois qui réglementent les organismes publics dans l'octroi de contrats :

• Loi sur les contrats des organismes publics
• Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics
• Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics
• Règlement sur les contrats de services des organismes public.

Que signifie une procédure d’appel d’offres en deux étapes?

Un appel d’offres en deux étapes consiste à sélectionner d’abord des soumissionnaires selon une évaluation qualitative, puis à les inviter à présenter une soumission qui comporte uniquement un prix. Pour accélérer le processus, les deux étapes peuvent avoir lieu en même temps, le prix soumis par chaque soumissionnaire étant présenté dans une enveloppe scellée qui n’est ouverte que si celui-ci s’est d’abord qualifié pour offrir un niveau de qualité minimal. Par la suite, l’organisme attribue le contrat au plus bas soumissionnaire.

Une évaluation qualitative est fondée sur un minimum de trois critères permettant de juger et de départager les soumissionnaires. En voici quelques-uns :

• l’expérience de la firme (plus particulièrement dans des projets de même type ou envergure);
• l’expérience du chargé de projet;
• la composition de l’équipe;
• la compréhension du mandat et la manière de l’exécuter.

Selon quels critères peut-on attribuer un contrat pour services professionnels?

Dans le cas d'un tel contrat, l’organisme doit obligatoirement, lors d’un appel d’offres public, l’attribuer sur la base d’une évaluation qualitative seulement. Dans le cas d’un appel d’offres sur invitation, l’organisme peut octroyer un contrat uniquement sur la base d’une évaluation qualitative ou sur l’atteinte du niveau minimal de qualité requis et sur un prix (appel d’offres en deux étapes décrit dans la question précédente) ou encore uniquement sur le prix.

Selon quels critères peut-on attribuer un contrat pour des travaux de construction?

Pour l’attribution de contrats de travaux de construction, que ce soit lors d’un appel d’offres public ou sur invitation, il est interdit d’attribuer le contrat sur la base d’une évaluation qualitative seulement. L’attribution du contrat doit être basée sur le prix ou encore sur l’atteinte du niveau minimal de qualité requis et sur un prix (appel d’offres en deux étapes). Ainsi, l’organisme doit choisir le soumissionnaire conforme qui souscrit le prix le plus bas. Toutefois, il n'est pas tenu de choisir un soumissionnaire si aucun ne satisfait à ses attentes, notamment si le prix le plus bas excède le budget disponible.

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez vous référer à la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles et suivi des projets » qui traite en détail de ce sujet. Vous pouvez aussi vous référer au Règlement sur les contrats de services des organismes publics qui encadre les organismes publics dans le processus de sélection et de vérification de la conformité des soumissions reçues.

Dans le cas d’une procédure d’appel d’offres pour un projet de construction, sommes-nous obligés d'octroyer le contrat au soumissionnaire qui souscrit le plus bas prix?

Oui. Un organisme est obligé d’octroyer le contrat de construction au soumissionnaire conforme dont la soumission est la plus basse. Pour ne pas octroyer le contrat, il faut un motif valable. La perte du financement pour le projet, un changement de programme non prévu ou le fait que la soumission la plus basse soit plus élevée que le budget prévu et disponible (par exemple, la soumission dépasse de plus de 15 % l’estimation budgétaire produite par le professionnel) constituent des motifs valables. Dans un pareil cas, l’organisme doit soit annuler le projet soit retourner en appel d’offres avec des documents contractuels (plans et devis) modifiés en fonction de la nouvelle situation.

Un organisme peut-il regrouper des travaux de même nature sur des immeubles différents dans un même contrat?

Oui. La SHQ recommande fortement le regroupement de projets lorsque, par exemple, des composants tels que des fenêtres, des toitures et des murs extérieurs doivent être réparés ou remplacés dans un ensemble d'habitations sous la responsabilité d'un même organisme (comme un ensemble de maisons en rangée). La SHQ recommande aussi aux organismes d’une même région de se regrouper, lorsqu’ils doivent réaliser des travaux de même nature, afin de planifier ceux-ci de façon cohérente.

Ainsi, en plus de favoriser la qualité et la durabilité des travaux, le fait d’embaucher un architecte ou un ingénieur spécialisé pour un ensemble de projets peut donner lieu à d’importantes économies d’échelle à toutes les étapes de la réalisation des projets (expertise, plans et devis, appel d’offres, suivi administratif, surveillance, etc.). Dans le même sens, l’attribution d’un contrat à un seul entrepreneur pour des travaux de construction de même nature peut aussi réduire les coûts de gestion de projet et d’immobilisations ainsi que d’autres frais de chantier.

Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter la section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets du Guide des immeubles intitulée qui traite, dans la section 4.1.1, de l’approche par projet.